Nieuw organiseren, hoe doe je dat?

Terug
structuur.jpg

Er is in nieuw organiseren land veel discussie over het ‘hoe’. ‘Nieuw organiseren is niet te implementeren,’ is een veel gehoorde uitspraak, ‘het is een bottom-up beweging die begint bij de professional.’ Dat klinkt logisch. Maar ik betwijfel of het ook waar is.

Elke organisatie kent een structuur. Achter de structuurkeuzes zitten aannames over mensen. Zijn ze te vertrouwen? Zijn ze competent? Zijn ze gemotiveerd en welwillend? Het zijn de antwoorden op dit soort vragen, al dan niet bewust, die leidend zijn bij het bouwen van structuren.

Stel dat je vertrekt vanuit de aanname dat mensen niet te vertrouwen zijn, incompetent en lui; hoe zou je een organisatie dan inrichten? Met strakke planningen, structuren en procedures, en met continu toezicht op mensen om ervoor te zorgen dat ze zich daaraan houden. Toch? Kijk nu eens om je heen in een gemiddelde organisatie; die voldoet toch aardig aan deze omschrijving? Je mag er vanuit gaan dat – bewust of onbewust – angst en wantrouwen de drijfveren zijn van alle traditioneel ingerichte organisaties.

Bottom-up

Daarom geloof ik niet in alleen een bottom-up beweging, althans niet binnen organisaties die zijn ingericht vanuit wantrouwen, angst en dwang. Daar ontvangen werknemers namelijk dagelijks honderden prikkels die bevestigen dat ze incompetent, onverantwoordelijk en ongemotiveerd zijn. Gewoon omdat het besturingssysteem zo is ingericht. Dat maakt van bottom-up nieuw organiseren een vermoeiende en frustrerende (ont)worsteling.

Stel nou is dat er een nieuw besturingssysteem wordt geïntroduceerd. Een besturingssysteem gebaseerd op vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Dat maakt een organisatie een platform waarop nieuw organiseren veel makkelijker plaats kan vinden, bottom-up. Het is onze ervaring dat dit nieuwe besturingssysteem ‘installeren’ een korte en krachtige interventie is die door een kernzwerm kan worden uitgevoerd. Binnen vier tot zes weken.

Na die transitie is de organisatie voorbereid op (op)nieuw organiseren. Zo valt nieuw organiseren in vruchtbare aarde. Omdat nieuw organiseren ook aan medewerkers vraagt om uit hun comfort zone te treden, lukt dat in de ‘nieuwe’ omgeving makkelijker. Het voelt als met de stroom meezwemmen.

Zwerm

Een aantal jaar geleden werd ik gevraagd om een fusie te begeleiden. Doel was om twee ‘oud’ georganiseerde bedrijven samen ‘nieuw’ te organiseren. Vanuit het motto ‘context bepaalt gedrag’ hebben we bewust gekozen om in eerste instantie geen aandacht te besteden aan cultuur en gedrag. In vier weken tijd hebben we de besturingssysteem gebouwd met een kernzwerm. Na een maand zijn we letterlijk op vrijdag bijeengekomen met alle honderd medewerkers om aan te kondigen dat zij vanaf maandag in de nieuwe structuur zouden gaan werken.

De structuur hield in dat zij zelfgestuurd gingen werken in klantenteams, verspreid over zes vestigingen. Het besturingssysteem stond, het werk werd door mensen zelf georganiseerd. Dat werkte as een speer. Uiteraard wel met de nodige begeleiding en coaching. Binnen een aantal weken waren de eerste resultaten zichtbaar in zowel tevredenheid, ondernemend gedrag en betrokkenheid van medewerkers, tevredenheid van klanten als in de financiële resultaten. Op termijn heeft dit geleid tot een prestatieverbetering van vierhonderd procent en een enorme verbetering in de klant- en medewerkerstevredenheid.

Creatieve destructie

Een belangrijke randvoorwaarde bij dergelijke processen is het borgen van de belangen van de aandeelhouder(s) of andere belanghebbenden. De planning en controle cyclus is hun ‘grip’ op de operatie. Zij vrezen dat vrijheid ontaardt in vrijblijvendheid en dat hun investering in rook opgaat. Wanneer dat belang geborgd is tijdens en na de transitie en de belangen goed zijn gewaarborgd, kan de energie gericht worden op samen waarde creëren.

Paradoxaal genoeg kan zelforganisatie dus starten met het autocratische besluit om te gaan organiseren vanuit vertrouwen. In de beste zin start elke transitie met creatieve destructie: het afbreken van bestaande hiërarchische en bureaucratische structuren. Zo ontstaat er letterlijk ruimte voor nieuw organiseren.

Datum: 02.03.2015
Bron: nieuworganiserenblog